Fiche pratique


Les étapes

1. Fiche école

Renseigner le nom du directeur et faire figurer le ou les collège(s) de rattachement.

2. Création des classes

Créer la structure de l’école pour l’année en cours : classes, groupes et enseignants ou intervenants.

3. Admission des élèves

Admettre les élèves inscrits par la mairie ou admettre des élèves.

4. Répartition/affectation dans les classes

Les élèves acceptés dans l’école sont affectés dans les classes en fonction de leur niveau déclaré.

5. Admission définitive

Les élèves présents dans l’école sont validés : ils sont alors immatriculés et comptabilisés comme des effectifs réels.

6. Vérifications

Comparer les effectifs réels aux effectifs inscrits et répartis dans les classes pour détecter tout écart injustifié.

7. Divers

1. Fiche Ecole

Menu Ecole > Visualiser/Modifier la carte d’identité de l’école.

Dans ce sous-menu la carte d’identité de l’école apparaît avec des informations issues de la base centrale des établissements, informations non modifiables.
Si des anomalies sont constatées, les signaler par e-mail au Service Informatique , sauf date de fermeture.

Un bouton MODIFIER en haut à droite permet :

• de modifier le nom du directeur actuellement en fonction

• d’indiquer le(s) collèges de rattachement sans omettre les SEGPA, avec le bouton CHERCHER. N’indiquer que le nom de la ville siège du collège. Le logiciel vous propose la liste disponible.
Seules ces deux rubriques sont en accès.

Cliquer sur VALIDER .

2. Création de classes

Menu Ecole > Classes

Dans ce sous-menu vous avez la possibilité de créer les classes de l’école pour une année donnée :
Bouton NOUVEAU en haut à droite.
Les rubriques marquées d’une étoile sont obligatoires.
Le libellé court apparaît sur les listes de classes imprimées alors que le libellé long apparaît à l’écran.
Le texte est entièrement libre, il peut comporter le nom de l’enseignant.
Le caractère / est interdit !

Si une classe est à deux ou plusieurs niveaux, il faut cocher tous les niveaux concernés.
Ajouter autant d’enseignants que le nombre de ceux qui interviennent dans la classe.
Une classe ne peut être supprimée que si elle ne comporte pas d’élèves : cliquer sur la petite poubelle en face de la classe.

Pour la création de groupes, le principe est identique. Il suffit d’associer les classes souhaitées.
Le groupe peut être utilisé pour l’enseignement religieux des élèves issus de plusieurs classes par exemple.

Remarque : Pour l’instant, le logiciel ne permet pas encore de créer de classes de type bilingue. Il est donc recommandé de faire figurer cette mention dans le libellé long de la classe.

3. Inscription/Admission des élèves :

Menu Elèves > Admission > Admettre des élèves

Cas N°1 : La mairie inscrit les élèves :
Cliquer sur Gestion collective des admissions.
La liste des élèves inscrits apparaît.
Cocher la première ligne si vous acceptez tous les élèves (dé-cocher un élève s’il n’a pas à être accepté), saisir la date d’admission (en principe le jour officiel de la rentrée scolaire : 02/09/2009) ou le jour de l’inscription faite par la mairie si celle-ci a été faite en cours d’année.
Procéder ainsi sur toutes les pages-écran.

Cas N°2 : La mairie n’a pas saisi certains élèves ou elle ne procède pas du tout à l’inscription, vous en laissant la charge.

Cliquer sur Gestion individuelle des admissions
Sur la 1ère ligne qui apparaît, inscrire les trois premiers caractères du nom de l’élève à inscrire et cliquer sur CHERCHER.
Si l’élève (avec le bon prénom) n’est pas trouvé, rajouter le prénom puis cliquer sur AUTRE pour relancer la recherche. Si pas trouvé, alors cliquer sur NOUVEAU.
Si au cours de la recherche, le bon élève est trouvé, il suffit de cliquer sur son nom et sur le bouton Répondre à la demande d’admission.

Le premier écran qui apparaît vous demande de renseigner l’identification de l’élève .
Attention au code commune de naissance : il s’agit du code INSEE et non du code postal. Vous le trouvez en cliquant sur CODE COMMUNE et en renseignant la rubrique Libellé par les premiers caractères du nom de la ville recherchée.

Après ce premier écran, faire SUIVANT pour saisir les responsables de l’élève.
Le principe est le même que pour l’élève. Il faut rechercher si ce responsable existe déjà.
S’il existe, cocher la case en face de son nom, puis les cases lien de parenté et responsable légal.
Ne pas oublier d’AJOUTER le deuxième responsable légal ! Et ne pas recréer les Responsables en cas de fratrie.

Dernier écran : donner le niveau de l’élève, renseigner -si nécessaire- les rubriques Activités péri-scolaires, et cocher la rubrique Admission acceptée avec date de rentrée de l’année scolaire suivante. VALIDER.

L’élève est créé. Le logiciel n’envoie aucun message.
L’élève sera « retrouvé » ultérieurement et automatiquement au moment de l’affectation dans une classe.

Ne jamais re-saisir un élève qui existerait déjà !
Si le logiciel vous annonce qu’un élève avec des caractéristiques identiques existe déjà, le signaler par courriel au Service Informatique après avoir arrêté la saisie de cette fiche.

En savoir plus…
– Comment modifier des dates d’admission acceptée, supprimer des admissions acceptées, procéder à une admission définitive…
– Je suis directeur d’une école élémentaire. Comment puis-je récupérer collectivement les élèves de GS de l’école maternelle ?


 

4. Répartition / Affectation des élèves.

Menu Elèves > Répartition > Affectation permanente dans une classe

Pour l’année en cours , cliquer sur CHERCHER.
La liste de toutes les classes créées apparaît.
En face de chacune d’elles, un bouton AFFECTER. Cliquer sur ce bouton pour faire apparaître les élèves susceptibles d’être accueillis dans cette classe, en fonction du niveau déclaré lors de l’inscription.

Cocher tous les élèves concernés.
Procéder ensuite de la même façon pour toutes les classes.
Le nombre d’élèves affectés apparaît en face de chaque classe.

Si vous avez affecté un élève dans une classe par erreur, ou s’il a un niveau erroné , procédez de la façon suivante :
Menu Elèves > Répartition > Gestion individuelle
Rechercher l’élève et cliquer sur AFFECTER.
Cliquer sur AFFECTER dans une nouvelle classe , puis sélectionner la classe concernée.
Le logiciel vous signale que le niveau ne correspond pas, répondez OK. L’élève est alors affecté dans sa nouvelle classe et son niveau modifié s’il y a lieu.

En savoir plus…
– Comment puis-je créer des groupes et y répartir les élèves ?

 

5. Admission définitive.

L’admission définitive constitue l’originalité de ce logiciel par rapport à ceux que vous avez pu connaître.

Cette opération est importante à plus d’un titre :

• elle déclenche la demande d’immatriculation d’un nouvel élève,

• elle permet de détecter si un élève identique existe déjà à l’échelon national

• elle comptabilise l’élève comme unité dans l’effectif réel.

Menu Elèves > Admission > Enregistrement des admissions définitives
Fait apparaître la liste des élèves pouvant être admis définitivement, avec une date d’effet à renseigner.
Ne cocher que les élèves réellement présents dans l’école. La date d’effet peut être égale à la date de rentrée mais doit être différente lorsque l’élève a été inscrit en cours d’année.
La date d’admission définitive ne peut être antérieure à la date d’inscription ou d’acceptation.

Il est impossible de corriger une date d’effet après validation.

6. Les vérifications.

Elles peuvent s’effectuer à plusieurs niveaux.
Menu Gestion courante > Editions

Choisir la première liste : Liste de suivi des attributions d’INE (Identification Nationale Elève), en laissant le critère « élèves sans INE » sélectionné.

Il ne doit pas rester d’élève sans INE trois jours après la demande.

En cas contraire, le signaler par e-mail au Service Informatique.

Vous pouvez éditer les différentes listes de classe avec des tris différents selon les besoins.

Menu Elèves > Répartition > Editer des listes d’élèves > liste des affectations

Cet état doit vous permettre de disposer d’une liste des élèves qui fait apparaître les classes dans lesquelles ils sont affectés.
L’absence d’affectation dans une classe est une anomalie sauf dans le cas d’un élève accepté à l’école mais non constaté présent ou d’un élève radié.

Menu Ecole > Suivi des effectifs
Le nombre d’élèves réels apparaît . Il doit correspondre à la totalité de vos effectifs saisis et répartis dans les classes.

Si vous souhaitez obtenir un tableau récapitulatif, cliquez sur NOUVEAU puis, cochez Calcul des effectifs. Renseigner la date d’observation, répondre non à Demande I.A, cocher Par classe et VALIDER.

C’est ce menu qui sera utilisé lorsque l’Inspection Académique vous demandera de valider vos effectifs en cours d’année. Il suffit de suivre la même procédure en sélectionnant cette fois la date de demande de l’Inspection Académique (dans le menu déroulant) et de CONFIRMER. Cet état sera alors disponible pour les services administratifs sans aucun envoi, courriel ou papier.

Menu Ecole > Suivi des inscriptions et admissions

Par ce menu, il vous est possible de consulter à l’écran, la liste des enfants ainsi que l’état de leur dossier : inscrit – admission acceptée – admission définitive – radiation.

En savoir plus…
– Mon Ien ou l’I.A. demande une validation des effectifs.
Comment puis-je les vérifier avant de valider ?
– Comment le directeur peut-il supprimer des doublons de responsables ?


 

Divers

• Votre navigateur doit impérativement accepter les pop-up ou fenêtres publicitaires.
Attention, plusieurs navigateurs sont peut-être installés sur votre poste !

• Une liaison haut-débit est indispensable pour un bon confort de travail.

• Ne pas utiliser pendant votre travail sous Base Elèves les fonctions PRECEDENT ou FERMER la fenêtre.

N’utilisez que les boutons de l’application : VALIDER, ANNULER ou RETOUR.
Si message « une fenêtre pop-up est toujours ouverte » cliquer sur l’icône ACTUALISER de votre navigateur, puis sur Recommencer.

• La mise en Favoris de l’adresse du site se fait après avoir entré votre code utilisateur et mot de passe.

• Une erreur de saisie sur un élève (à l’exception du niveau) ne pourra être corrigée que lorsque l’élève aura été admis définitivement.
Cette opération s’effectue dans le menu vert : Gestion courante > Elève.

• Dans toutes les zones de recherche, ne renseigner qu’une zone et seulement les premiers caractères : vous balayez plus large.

• La radiation : elle est absolument impérative en cas de départ en cours d’année, sinon l’élève ne pourra être admis dans sa nouvelle école. Seuls les élèves admis définitivement et immatriculés peuvent être radiés. Saisir la date réelle de départ.